Smlouvy na socky!

Vzhledem k tomu, že jsme teď na podzim nabírali k nám do Alfréd Kašpar nováčky na soušl, tak to chtělo už nějakou tu štábní kulturu. Čistili jsme Google Disky, ověřovali kde máme jaký informace a kdo má přístup k čemu, kde je jakej email i jaká tabulka,.. No hromada srajd, který už jsme chtěli udělat dávno, ale nebyl na ně čas. 😀 No hold, teď musel bejt… 😀

Taky jsme museli už konečně vyřešit i smlouvy. Potřebovali jsme smlouvy mezi náma interně i s klientama. Hlavně kvůli NDA, únikům dat, pravidalma spolupráce, pravidlama pro nás i klienty,… Díky bohu jsme nakonec natrefili na fakt skvělý právníky a smlouvy jsme si nechali ušít totálně na míru na nás a na celkově pohyby, chování a toky dat na sociálních sítích. Musím říct, že to byla fakt velká výzva pro nás i právníky. 😀 Popisovat totiž někomu úplně facebookově nepolíbenému, jak vlastně funguje celý Facebook, postupy práce, práce každého z nás, jak funguje Business Manager i celá forma spolupráce vlastně interně i s klientama byl fakt nářez. 😀  Trvalo nám to celkem 2 měsíce poctivý práce, ale jsem nejvíc šťastná, že ty smlouvy máme! Pokud náhodou tenhle problém s klientama řešíte, moc ráda dám na kluky právníky kontakt a určitě vám rádi pomůžou.

Z vlastní zkušenosti můžu říct, že pracovat s někým bez smlouvy je obří hell! Pomáhá třeba aspoň písmená objednávka v emailu, kterou vám klient potvrdí. Nicméně stejně tam nenacpete všechna pravidla spolupráce, opouštění spolupráce apod. My už jsme si TOLIKRÁT spálili ruce, že je to snad i nepočitatelný.

U některých díkybohu jen na stokorunových položkách v rámci grafiky. Taky jsme se ale bohužel setkali s tím, že nás klient posral na úrovni statisíců a my to museli řešit pouze na gentlemanské domluvě a úrovni. Smluva ani objednávka totiž neexistovala a my si rvali vlasy a množství nadávek bylo nepočitatelný. Myslím, že jsme v tomhle období nemohli spát nikdo z nás, co jsme to řešili.

Takovejhle hell už nechci nikdy v životě zažít. NIKDY! Osobně tohle ani v těch stokorunách nepřeju vůbec nikomu. Proto moc doporučuju, pořiďte si smlouvy. 🙂 A jestli teď prostě nemáte volných 10-30tis na pořádný smlouvy, vyrobte si aspoň fakt dobrou objednávku do emailu nebo PDF, kde budete mít aspoň nějaký ty pravidla spolupráce. V PDF se to bude oběma stranám mnohem líp korekturovat přes bublinky. 🙂

Tady jsem vám připravila nějaký tipy ode mě, co mít v objednávce:

• IČO a adresy sídla dodavatele i odběratele.
  • To aby se nemohl cukat, že to on neobjednával a taky tam máte rovnou i všechno potřebný do faktury.
• Konkrétní výpis služeb/produktů, které odběratel objednává.
  • Určete si tam u služeb definujte předem konkrétní hodinovou dotaci objednaných služeb a u produktů zase můžete dát počet objednaných kusů.
• Ceník služeb!
  • Super důležitý! Nechejte si od klienta tady rovnou i odsouhlasit váš aktuálně platný ceník služeb. Taky tu zmiňte, jak budete posílat klientovi žádosti o zaplacení. Jestli fakturou nebo jinak, kdy ji má očekávat a jestli se domlouváte na spolupráci placené hodinově nebo projektově.
• Informace o případném navýšení ceny a objednávky.
  • Podle mě je slušnost se zavázat k tomu, že pokud poskytujete služby a řešíte věci hodinově (a né projektově), tak byste měli klienta informovat o tom, že už výši objednaných služeb téměř vyčerpal a zároveň i nadhodit odhad, kolik času ještě potřebujete k dokončení a za jakou cenu. Přijde mi to fér. Klienti to mají rádi a vy si uděláte očko. 🙂
• Termín dodání.
  • Na stopro by měl být v objednávce deadline dodání objednávky od vás.
• Pravidla spolupráce.
  • Sem se rozhodně hodí mít věci jako například do jaké doby budete reagovat na emaily vy, do jaké doby má reagovat klient. Například my máme, že klient nám podkladový data musí dodat nejpozději 48 hodin před zveřejněním postu, jinak negarantujeme správné postování na FB, naopak že poslední korektury na celý post by měli dorazit alespoň 24 hodin před zveřejněním. Taky doporučuju sem dát, který komunikační kanál je ten pravý. U nás platí (a ze zkušenosti můžu jedině doporučit!) jen email. Dodaná data na FB mess, smsky nebo telefonicky prostě nejsou podklady a bez písemnýho podkladu je nezapracováváme. Zní to děsně tvrďácky, ale asi bychom se tu z toho posrali, kdybychom si měli pamatovat všechno, co nám klient vysype do telefonu nebo pošle jednou do smsky, pak do FB a nakonec třeba do directu na Instagramu nebo nám to bájdvej poví u piva. 😀
• Pravidla ukončení spolupráce.
  • Pokud cestou objednávky řešíte nějaký pravidelný spolupráce, nezapomeňte si sem dát právě i za jakých podmínek spolupráce s klientem končí. Třeba, že se spolupráce může rozvázat dohodou nebo že máte obě strany při odstoupení od spolupráce 1 kalendářní měsíc na dodání podkladů od ukonční spolupráce.
• Podmínky odevzdání projektu – funkcionality a testování.
  • Pokud odevzdáváte třeba nějakou službu – například nějaký web s funkcionalitama, je dobrý tam mít i nějaké testovací období a období v jakém se provádí testování naostro. To jen abyste se nezasekli na tom, že takovou věc v objednávce nemáte a klient po vás chce do nekonečna, abyste za své náklady jezdili k němu a třeba ten web dokola opravovali, když už jste ho ale odevzdali funkční a klient si ho přebral. Dostává vás to prostě do nepříjemný situace, ze který se takhle můžete dost dobře dostat a další opravy, který se staly během času a používání nebo i administrace/správy někým jiným si můžete v pohodě nafakturovat. 🙂
• Práva a data.
  • Asi takovej advanced bod, kterej je ale taky prima. Když dodáváte grafiku, už tady si můžete vyřešit to, jestli klientovi poskytnete nebo neposkytnete otevřená data a na co všechno klient práva má a na co ne. Dejte si tam prostě zmíňku o tom, jestli a jaký práva kdo z vás má. Na použití, autorská,… My třeba máme ve smlouvách to, že cokoli za materiály na socky poskytneme, tak klient nesmí použít bez našeho písemného svolení jinde než na daném příspěvku. Tedy nemůže si z fotky udělat leták. Hlídáme si tím, kde naše práce jsou a že jsou v použité správně. Ohledně dat by tam mělo být určitě zmíněno, že data v rámci spolupráce nebude ani jedna strana dávat straně třetí bez vědomí strany dodavatele a objednatele. 🙂
• Pokuty.
  • Pravidla bez pokut jsou vám celkem k prdu. Určitě si tam strčte i nějakou částku, jaký finanční obnos zaplatí ten, kdo poruší jakoukoli část této dohody a do jakého termínu. Často to vypadá dost děsivě. Já mám třeba podepsanou jednu smlouvu, kde mám pokutu 1 mil Kč, pokud poruším jakoukoli část ze smlouvy a mám je zaplatit do 10 pracovních dnů… 😀 Nicméně já skutečně neplánuju tu smlouvu porušit a tak i kdyby tam byla miliarda tak je mi to vlastně jedno.
• Souhlas s tím, že to objednává závazně a že souhlasí se vším, co je výše zmíněné.
  • Prosimvás! Tady je jedna superdůležitá věc. Musíte mít souhlas, že ten člověk, je osoba, která za firmu může jednat a objednávat. Nebo je to celý, co se tu píše výš, totálně k prdu. 😀 Tenhle bod si zjistěte a zajistěte ještě dřív než s někým začnete jednat. Tohle už jsme taky zažili a řeknu vám, nic moc příjemnýho. 😀

Myslím, že když použijete do emailu všechny tyhle body, tak budete aspoň základně ohlídaní ze všech stran. Stejně vám ale doporučuju si dát peníze bokem a pořídit si pořádný smlouvy na tělo. 🙂  A navíc vám právníci poví spoustu důležitých věcí ohledně obchodního a autorskýho práva, který třeba nemusíte tušit a může se zrovna vám hodit. My jsme se toho totiž za ty 2 měsíce práce na smlouvách taky naučili poměrně dost… 😀